送一份商务合同管理操作指引，帮您降低商事风险

任何正规公司都需要对外开展业务，有业务就可能涉及商务合同，可以说，商务合同是现代商事交易中几乎必然会涉及的一项重要文件。公司在签订商务合同前是否进行了法律风险评估，是否对其中的条款从法律专业的角度进行了适当的设置，是否依约履行了自己的义务，是否充分行使了自己的权利，都将影响交易效果。可是，即使到今天，多数公司依然没有给予其足够的重视，无论在谈判环节，还是签署环节，或者是履行环节，都显得非常随意，非常粗放，就像没有设置任何防护的网络一样，随时面临着被攻击的风险。在我们的执业生涯中，这样的情形，我们经历了太多。

为预防或杜绝法律风险，使公司合同经办人员和合同履行人员更好地签订或履行合同，最大限度维护公司权益，避免纠纷，结合以往经验，我们特制定了本操作指引如下，供公司合同管理人员或经办人员参考。

企业商务合同管理操作指引

第一条  公司在与交易对象初次接触前后，应对交易对象进行必要的调查或了解，以判断其是否具备交易资质，是否具有履约能力，是否存在违约史，将不合法、实力弱、不诚信的交易对象尽早予以排除。

第二条  公司在与交易对象进行正式谈判之前应就该交易可能涉及的法律风险，如：该交易事项是否为国家法律法规所禁止，交易结构或交易模式是否合规等问题进行论证，必要时征求专业律师或公司法务意见。

第三条  公司所指派的商务谈判代表必须将谈判结果清晰、准确、全面地落实在合同中去，不得有误，不得使人产生任何歧义性理解，若有专业律师或公司法务直接参与谈判更佳。

第四条  公司拟对外签订的商务合同，在正式签署之前最好先经专业律师或公司法务审查通过，经审查通过的商务合同，若有临时修改或变更的，应再次征求专业律师或公司法务意见，以免增加法律风险。

第五条  合同签署后，合同经办人员应将公司所持有的合同原件交公司合同管理人员妥善保管，保管期限至少为合同期满后十年。

因工作需要需查阅合同原件的人员，除非当场交还，否则，合同管理人员应对其借阅行为（包括借阅人、借出时间和归还时间等）进行登记，并要求其签字确认。

第六条  在合同正式履行之前，合同经办人员或公司管理人员应向公司指派的具体履约人员全面详细地交待该合同在履行过程中应当重点关注的事项，尤其是公司的义务和权利，确保履约人员严格按照合同约定行事，避免违约，也避免遗漏行使公司合同权利。

必要的时候，应形成书面的操作规范、劳动纪律或履约指引。并将其张贴或悬挂于履约场所或履约负责人办公场所之内。

第七条  在合同履行过程中，合同经办人员或公司管理人员应严格督促具体履约人员严格按合同约定全面完成合同义务。并提示或要求履约人员及时按合同约定的时间、程序和方式行使合同权利。与交易相对方所进行的关于履行合同的沟通应尽量采用书面形式，并妥善固定和保管，以备后用。

第八条  公司应定期清理已签订的所有商务合同，对于逾期未履行合同义务的相对方，公司应及时催告其履行，经口头催告无效的，应通过向其发送公司函或律师函的形式书面催告。拖欠欠款（欠款拖欠期自合同约定的应付款之日起开始计算）即将满三年的，至少应在拖欠满三年的前一个月将其提交公司解决。

第九条  公司致送相对方的函件，最好先经专业律师或公司法务人员审查，可当面交相对方负责人并要求其签收，也可以通过快递或挂号信的形式将其寄送双方在合同中所约定的通信地址。通过快递或挂号信形式邮寄的，应妥善保存寄送单据。双方在合同中约定了工作邮箱或联系电话的，或者虽未在合同中约定工作邮箱或联系电话但通过其他途径已经获知的，公司应同时通过该工作邮箱或联系电话（短信、微信等形式）进行催告或提示其签收信件。经努力，确实无法联系到对方的，应根据具体情况在相应级别的报纸上进行公告。

第十条  合同履行完毕，双方权利义务终止后，公司应将合同履行过程中所产生的所有文件资料予以妥善保管，不得随意毁弃。保管期限至少为十年。

作者简介：

李道准，西南政法大学诉讼法学硕士，四川中法律师事务所合伙人律师，业务范围主要为企业法律风险管理、民商事诉讼仲裁、商业地产和刑事辩护。